كتب: د.م محمد وجدي شاهين
هل يمكن أن تغني وسائل الإدارة الإليكترونية عن الوسائل التقليدية في الإدارة التي هي الأساس لكل نظريات الإدارة التي نطبقها اليوم ..؟؟
كنا قديما منذ حوالي ثلاثين سنة علي الأكثر نقوم بإرسال المذكرات المطبوعة أو المكتوبة يدويا موقعه من الراسل ومعتمد إستلامها من المستلم. ثم تطور الأمر ليحل البريد الإليكتروني محل المراسلات اليدوية خاصة في المراسلات اليومية التذكيرية ولكن إستمر العمل بالملفات التقليدية إلي يومنا هذا مع إختلاف حجم المذكرات داخل الملفات وتوقيت طباعتها و آلية حفظها.
ثم تطور الأمر أكثر وأكثر بعد دخول برامج نظم الإدارة التي أصبحت تنظم العلاقات بين الإدارات المختلفة , وبحيث أصبحت معظم التعليمات والطلبات ونماذج العمل موجودة كنسخة إليكترونية علي البرنامج ولاتحتاج لأكثر من كتابة البيانات و ضغط الزر لإرسال النموذج أو الطلب أو حتي التعليق … دون الحاجة إلي فتح ملف ورقي تقليدي .
ولكن مؤخرا , ظهر علي الساحة نظام إدارة جديد لا أعلم من الذي بدأه , ولكنه نظام قائم أساسا علي التعجل والكسل …!!
مؤخرا ظهر نظام الإدارة عن طريق جروبات الواتس أب …!!
فجأة وجدنا المدير من الإدارة العليا , يقوم بإنشاء جروب واتس أب ليضم فيه من يريد من الموظفين بحيث أنه عندما يرسل تعليماته , تذهب إلي الجميع مرة واحدة . ويبدو أن هذا الجروب تم إبتكاره كبديل عن البريد الإليكتروني بالرغم من أن كلاهما موجودان كتطبيق علي الهاتف . ولكن ظهرت هذه الموضة وتفشت في الشركات التي تدعي الحداثة الإدارية , وأصبح الموظفين يتلقون تعليماتهم علي جروبات الواتس أب , ولكن مع الفارق أن رسالة البريد الإليكتروني يمكن فهرستها وتنسيقها وطباعتها وحفظها في ملفات …. بعكس رسائل الواتس أب التي هي أقرب إلي الرسائل الشخصية منها إلي المراسلات الرسمية.
لقد أغفل مبتكر هذا النظام الإداري , أن طريقته هذه تفتقد إلي الإحترافية , لأن أهم شئ في أي نظام للإدارة هو في ضمان حفظ المراسلات بشكل تلقائي وسلس ومفهرس وغير شخصي , وهذا ما يفتقده نظام الإدارة عن طريق جروبات الواتس أب .
فمهما تعددت نظم الإدارة وإختلفت وتطورت , فسيظل نظام حفظ المراسلات التقليدي الورقي هو أحد أهم مخرجات أي نظام إداري مهما كانت حداثته وإليكترونيته , لأنه متوافق بشكل تام مع طبيعتنا البشرية التي تهوي التلامس , كما وأنه يحتوي علي الخصوصية الرسمية في الإرسال وفي الرد . فقط تخيل أنك قد أرسلت رسالة علي جروب … وقام كل أفراد الجروب بالرد علي رسالتك .. ثم تخيل أنك مشترك في عشرة أو عشرين جروب , وأنك تريد البحث عن مستند علي هذه الجروبات …!!
عن المؤلف
المزيد من الأخبار
سنن يوم الجمعة
خلاصة لقاءات نفسية
الحب من أول نظرة: هل هو وهم أم حقيقة؟